Als u een factuur uitreikt, moet die aan de wettelijke eisen voldoen. Als uw facturen niet aan deze wettelijke eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van btw.
Uw facturen moeten in elk geval de volgende basisgegevens bevatten:
- BTW-nummer van uzelf
- factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd, eventueel in meerdere reeksen
- factuurdatum
- uw naam (onderneming) en adresgegevens
- de naam en het adres van uw afnemer (klant)
- de datum van de levering of de dienst
- de hoeveelheid en de soort geleverde goederen
- de omvang en de soort geleverde diensten
- per tarief of per vrijstelling
- de eenheidsprijs exclusief btw
- eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
- het toegepaste btw-tarief
- de vergoeding
- bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum
- het btw-bedrag.
In de volgende gevallen moet u, behalve uw eigen BTW-nummer, ook het BTW-nummer van uw afnemer op de factuur vermelden:
- bij intracommunautaire leveringen.
- als een verleggings regeling van toepassing is. De verschuldigde BTW wordt dan geheven van de afnemer in plaats van de leverancier. Het gaat onder andere om de volgende gevallen: 1. onderaanneming en uitlening van personen in de bouw, scheepsbouw en confectieindustrie;
- levering van een onroerende zaak, als koper en verkoper ervoor hebben gekozen om delevering met BTW te belasten;
- leveringen en diensten door een buitenlandse ondernemer zonder vaste inrichting in Nederland.
Als een bijzondere regeling van toepassing is, moet dat uit de factuur blijken. Het gaat om de volgende gevallen:
- toepassing van de margeregeling bij handel in gebruikte goederen;
- toepassing van een verleggingsregeling (vermeld dan ‘BTW verlegd’ op de factuur);
- toepassing van een vrijstelling van BTW;
- intracommunautaire levering.
Alle bescheiden met de hiervoor genoemde basisgegevens kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming u deze uitreikt (zoals rekeningen, nota’s, aktes, declaraties, kwitanties of bonnen). Facturen die niet aan de wettelijke eisen voldoen, moet u
aanpassen aan de wettelijke eisen.
Het kan zijn dat u voor leveringen of diensten bonnen uitreikt die op zich niet aan de factuurvereisten voldoen. Dan kunt u periodiek, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, een verzamelnota verzenden waarin wordt verwezen naar de bonnen. De verzamelnota en de bonnen samen moeten alle vereiste factuurgegevens bevatten.
Let op!
Om uw aangifte voor de BTW in te kunnen vullen, moet u uw ontvangsten en facturen regelmatig en zorgvuldig administreren.
