Personeelsdiensten

Wetgeving
Voor het verkrijgen van bepaalde informatie op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid, fiscale wetgeving of de stimulering arbeidsdeelname door minderheden is het noodzakelijk dat een werkgever personeelsgegevens bijhoudt. De wet Persoonsregistratie is op 1 september 2001 vervangen door de Wet bescherming persoonsgegevens.

Bewaren van arbeidsovereenkomsten
Tegenwoordig is het wettelijk verplicht om de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer binnen twee maanden vast te leggen in een arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst staat onder andere de positie van de werknemer binnen het bedrijf beschreven. Andere gegevens (zoals naam, adres, rekeningnummer) zijn nodig om het salaris juist uit te betalen.

Bewaren van verslagen van beoordelingsgesprekken
De verslagen van beoordelingsgesprekken moeten correct opgeborgen worden. Het is verstandig om alle gespreksverslagen van een medewerker op één plaats te hebben, zodat alle gegevens snel teruggevonden kunnen worden. Verslagen van functioneringsgesprekken worden niet in het personeelsdossier opgenomen maar in een aparte ordner in één cyclus bewaard door de direct leidinggevende. Een functioneringsgesprek is namelijk gericht op ontwikkeling en niet op beheer. Na afloop van het gesprek wordt het oude verslag vervangen door het nieuwe verslag.

Onderbouwing van beslissingen
Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Op het moment dat een werknemer zich niet houdt aan afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld werktijden) wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier en wordt de werknemer schriftelijk op de hoogte gebracht. Op het moment dat de werknemer zich nog niet houdt aan de afspraken en de werkgever vraagt een ontslag aan, zijn er (meestal) voldoende schriftelijke bewijzen. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet gehonoreerd.

Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen.

Een deel van de gegevens slaat u op in een personeelsinformatiesysteem. Andere informatie bewaart u in een collectief personeelsdossier voor alle werknemers (bijvoorbeeld ziekteverzuim en vakantieaanvragen en goedkeuringen). Daarnaast gebruikt u een ordner of dossiermap voor het individueel personeelsdossier.
Wat moet een personeelsdossier (niet) bevatten. Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit meerdere dossiers. Wij onderscheiden drie soorten dossiers namelijk het

• Individueel dossier
• Salarisdossier
• Collectieve dossier (of ordner systeem)

In de checklist verplichte inhoud personeelsdossier leest u welke gegevens in welk dossier thuishoren en welke gegevens verplicht in het dossier aanwezig moeten zijn.

Het individuele personeelsdossier
Ieder personeelsdossier wordt als volgt opgebouwd:
Het eerste vel is de stamkaart waarop de personele gegevens, functiehistorie binnen de organisatie en de beoordelingsresultaten van de medewerker staan. Achter de stamkaart volgen tabbladen waarop de achterliggende stukken vermeld staan.

Tabbladen zijn:

• Arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden
• Functie, Loopbaan en opleidingen
• Beoordelingsgesprekken
• Financiële gegevens
• Privacygevoelige informatie

De Wet Bescherming Personeelsgegevens zegt dat een eenvoudige registratie zoals een individueel personeelsdossier niet gemeld hoeft te worden.

Het salarisdossier
Het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is opgeslagen, kan onder andere de volgende gegevens bevatten;

• Gegevens met betrekking tot salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d.
• Werknemersverklaring, loonbelasting
• Loonbeslagen
• Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling
• Bedrijfsleningen
• Pensioengegevens
• Verzekeringen
• Kopieën salarisstroken, jaaropgaven 

Collectief personeelsdossier
Bij het collectieve personeelsdossier zijn gegevens van alle werknemers opgeslagen in ordners. Hierbij gaat het om

• Ziek- en herstelmeldingen
• Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf voor zover het geen privacygevoelige informatie betreft, want die hoort thuis in het individuele personeelsdossier
• Kopie stamkaarten
• Vakantiekaarten per medewerker

Bewaren van een personeelsdossier
Personeelsdossiers zijn privacygevoelig. Werkgevers zijn verplicht maatregelen te treffen waardoor onbevoegden geen toegang tot de informatie kunnen krijgen. Papieren dossiers moeten in een afgesloten ruimte bewaard worden en computerbestanden moeten worden beveiligd met een wachtwoord.
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag een werkgever alleen met toestemming van de werknemer gegevens uit het personeelsdossier aan derden verstrekken.
Daarnaast heeft de werknemer recht op inzage in de eigen gegevens en kan hij de werkgever verzoeken om gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Een werkgever is verplicht om deze verzoeken binnen vier weken te honoreren. Gegevens kunnen alleen verbeterd worden als ze ‘feitelijk onjuist’ zijn. Wanneer gegevens subjectief onjuist zijn (een werknemer is het bijvoorbeeld niet eens met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft de werknemer het recht om zijn/ haar eigen versie aan het dossier toe te voegen (recht op aanvulling). 

Dossiervervuiling
Hoe goed u een individueel personeelsdossier ook opgezet heeft, op een gegeven moment treedt er vervuiling op. Zaken als adreswijzigingen, verlofbriefjes, briefconcepten e.d., maar ook zaken als psychologische tests en verslagen verliezen hun waarde. Op dat moment is het goed om ze uit het dossier te verwijderen.Het is handig om één keer per jaar, bijvoorbeeld in de vakantieperiode, de dossiers te schonen. Dit kunt u doen aan de hand van de checklist bewaartermijnen.